Organizzazione eventi: guida pratica e punti chiave

Organizzare un evento aziendale non significa solo organizzare una bella festa o una serata elegante come quelle che si vedono nei film, ma significa creare un’occasione d’oro per la crescita della tua azienda.

Gli eventi sono occasioni di incontro tra persone che condividono gli stessi interessi e sono quindi indispensabili non solo per rafforzare i legami all’interno dell’azienda, ma anche per allacciare nuovi contatti, ampliando la sfera dei collaboratori o acquisendo potenziali nuovi clienti.

Curare nel minimo dettaglio un evento e stilare un programma dettagliato sul suo svolgimento sono due fattori molto importanti, ma questi da soli non sono sufficienti per raggiungere il successo. Spesso, infatti, si commette l’errore di concentrare tutta la propria attenzione solo sull’organizzazione dell’evento, che già da sola richiede molto lavoro: dalla scelta della location al suo allestimento, per non parlare della stesura del budget plan e del programma, o della ricerca degli sponsor più adatti. In questo modo, viene lasciato uno spazio marginale alla promozione, che nella maggior parte dei casi si limita ad una locandina o un post sui social, rischiando di rendere inutile tutto il duro lavoro organizzativo.

L’errore comune consiste, infatti, nel non considerare la promozione come parte integrante e imprescindibile dell’organizzazione. Dunque, ecco 4 consigli per comunicare al meglio il tuo evento!

• Il primo step è l’analisi.

Come già anticipato, l’evento aziendale riunisce persone con gli stessi interessi, quindi il primo aspetto da definire è proprio il tipo di pubblico a cui vogliamo rivolgerci: analizzando il target in modo accurato faremo in modo che ogni nostra scelta sia adatta alle aspettative dei partecipanti e permetta loro di condividere le stesse emozioni. Di pari importanza è anche la definizione dell’obiettivo aziendale, per esempio il lancio di un nuovo prodotto o una nuova partnership: in base a questo potremo scegliere il tipo di evento più adatto. Infine, è necessario analizzare anche le scelte della concorrenza: in questo modo non solo potremo differenziarci, ma eventualmente sapremo anche quali errori evitare.

• Devi scegliere con cura cosa comunicare.

Non basta comunicare sui social il luogo e la data del nostro evento, ma si deve scegliere un contenuto notiziabile. Il suo obiettivo è infatti quello di suscitare interesse e partecipazione. Si potrebbe puntare sulla partecipazione di persone famose, sull’esclusività dell’evento o ancora sull’effetto sorpresa, anticipando solo informazioni parziali. Queste sono solo alcune possibili strategie, ma è fondamentale scegliere anche in questo caso in base al target e al tipo di evento.

• Affidati all’ufficio stampa.

Se hai seguito i nostri articoli, saprai già che avere un ufficio stampa è di vitale importanza per la tua azienda. Questo vale anche per la promozione del tuo evento, perché è l’ente che si occupa di coinvolgere i mezzi di comunicazione. Tutti i media devono essere impiegati in modo da diffondere la tua comunicazione in ogni settore e per raggiungere qualsiasi fascia di età. L’importanza dell’ufficio stampa consiste proprio nel differenziare il messaggio in base al tipo di social utilizzato, in modo da essere adatto ad ogni situazione. Inoltre, se l’evento è aperto al pubblico e si vuole ottenere un’ampia partecipazione, con l’ufficio stampa avrai il vantaggio di entrare in contatto facilmente con le testate locali e le redazioni, raggiungendo direttamente i giornalisti con cui si hanno contatti.

• Non sottovalutare le pubblicità più tradizionali.

Se è vero che al giorno d’oggi i social media sono mezzi di comunicazione potentissimi, è altrettanto vero che le forme di pubblicità più tradizionali possono rivelarsi utili per la promozione del tuo evento. Locandine e manifesti devono seguire gli stessi principi di cui abbiamo già parlato, quindi adattarsi al target e al tipo di evento, ma anche scegliere un contenuto accattivante. Qui la grafica è l’elemento più importante, quindi occorre affidarsi a grafici professionisti che cureranno nel dettaglio ogni aspetto, tra cui colori, disegni e tipo di font. Infine, è fondamentale scegliere punti strategici in cui collocare i manifesti o lasciare i volantini, optando per luoghi molto frequentati o quelli in cui è possibile raggiungere il proprio target.

Organizzando al meglio il tuo evento e curandone nel dettaglio la sponsorizzazione, riuscirai ad aumentare la brand awareness. Se anche tu vuoi migliorare la motivazione e l’autostima all’interno della tua azienda, oltre che migliorare l’immagine del tuo brand, affidati ad un’agenzia di comunicazione esperta nel settore. Da anni Mediability si occupa della gestione di eventi aziendali, curandone ogni sua fase: dall’analisi preliminare all’organizzazione vera e propria, inclusa la stampa professionale su ogni tipo di supporto fisico.